HƯỚNG DẪN CHUYỂN DỮ LIỆU TỪ CHƯƠNG TRÌNH AcPRO
ĐỂ LẬP BẢNG KÊ MUA VÀO / BÁN RA
BẰNG CHƯƠNG TRÌNH HỖ TRỢ KÊ KHAI V3.0

Một số yêu cầu để có thể lập bảng kê mua vào - bán ra theo TT/28 :

+ Đối với bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào : Để đảm bảo dữ liệu chuyển từ chương trình AcPRO vào chương trình hỗ trợ kê khai được đúng và chính xác, bạn cần lưu ý một số điểm :

° Chương trình chỉ kết xuất báo cáo đối với những dữ liệu, chứng từ có xác định [Ngày hóa đơn], [Sêri hóa đơn], [Số hóa đơn] và có xác định [Mã thuế VAT], [Nhóm thuế VAT].

° Để có thể chuyển báo cáo một cách chính xác, mỗi dòng chi tiết trong chứng từ mua vào phải đảm bảo đã được xác định một trong 05 nhóm thuế GTGT như sau :

(Mã hiệu của nhóm thuế có thể tùy đặt nhưng cần phải đảm bảo việc đặt mã hiệu sẽ được sắp xếp theo thứ tự của các nhóm thuế theo quy định như trên)

° Để đăng ký nhóm thuế bạn sử dụng chương trình kế toán AcPRO => chọn phần [Các danh mục hỗ trợ] => [Danh mục Loại nhóm - Nhóm] => ấn Enter tại mục [Nhóm thuế] và thực hiện đăng ký.

+ Đối với bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra : Để đảm bảo dữ liệu chuyển từ chương trình AcPRO vào chương trình hỗ trợ kê khai được đúng và chính xác, bạn cần lưu ý một số điểm :

° Chương trình chỉ kết xuất báo cáo đối với những dữ liệu, chứng từ có xác định [Ngày hóa đơn], [Sêri hóa đơn], [Số hóa đơn] và có xác định [Mã thuế GTGT].

° Việc đặt Mã thuế VAT và tỷ lệ thuế VAT phải đảm bảo nguyên tắc về tỷ lệ thuế suất và thứ tự sắp xếp các mã̉ hiệu thuế suất thuế GTGT tăng dần theo thứ tự sắp xếp trên bảng kê bán ra của chương trình HTKK.

° Khi cập nhật chứng từ cần chú ý:
- Những mặt hàng bán ra không chịu thuế GTGT: không cần xác định Mã thuế GTGT, không xác định tỷ lệ thuế GTGT và không cần định khoản trị giá thuế GTGT.
- Những mạt hàng bán ra chịu thuế GTGT 0%: cần phải xác định Mã thuế GTGT nhưng tỷ lệ thuế GTGT sẽ ấn định bằng không (0%).
- Những mặt hàng kê khai trong mục "Hàng hóa, dịch vụ không phải tổng hợp trên tờ khai 01/GTGT" sẽ là những dòng chứng từ có xác định nhóm thuế sao cho tên của nhóm thuế có nội dung "không phải tổng hợp trên tờ khai".

Phương pháp thực hiện lập bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào / bán ra bằng chương trình Hỗ trợ kê khai của Cơ quan Thuế bằng cách kết xuất dữ liệu từ chương trình AcPRO :

1. Kết xuất dữ liệu thành file Excel :

Thực hiện chạy chương trình AcPRO => chọn đến mục lập Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào / bán ra - Mẫu 01-2/GTGT / Mẫu 01-1/GTGT. Tại phần Hướng kết xuất báo cáo chọn hướng kết xuất số 2 (Xem số liệu & in) hoặc chọn hướng kết xuất số 4 (Kết xuất thành file Excel).

Nếu bạn thực hiện chọn hướng kết xuất số 2 : Sau khi thực hiện in dữ liệu báo cáo sẽ được kết xuất lên màn hình theo dạng bảng brow. Tại đây bạn cần ấn phím F2 để thực hiện chuyển dữ liệu trên màn hình thành file Excel.

Nếu bạn chọn hướng kết xuất số 4 : phần mềm sẽ yêu cầu bạn xác dịnh tên file Excel sẽ được tạo lập và sau đó bạn cần ấn vào nút nhấn [Thực hiện in] để thực hiện lập báo cáo và chuyển báo cáo thành fle Excel.

2. Xử lý file Excel : Mở file Excel vừa được tạo lập và thực hiện các bước như sau :

° Xóa bỏ dòng số 1 (dòng tiêu đề của các cột dữ liệu). Sau khi đã thực hiện xóa bỏ dòng 1, bạn sẽ có dữ liệu bắt đầu từ dòng thứ 17.

° Thực hiện đánh dấu các cột từ Cột A đến cột H và thực hiện chuyển định dạng về dạng thức [Text].

° Đối với bảng kê mua vào : thực hiện đánh dấu các cột từ I và K và thực hiện chuyển định dạng về dạng thức số [Number] với số số lẻ bằng 0, cột J thực hiện chuyển định dạng về dạng thức [Text]. Riêng bảng kê bán ra thì không cột thuế suất thuế GTGT, do đó cột I và cột J thực hiện chuyển định dạng về dạng thức số [Number] với số số lẻ bằng 0.

° Vì chương trình AcPRO sử dụng bộ font chữ TCNV3 nên để các phần có chứa chữ Việt (Cột B, F và H) sau khi chuyển vào chương trình Hỗ trợ kê khai (sử dụng bộ font cữ UNICODE) có thể đọc được chữ Việt, bạn cần thực hiện chuyển đổi mã font trên các cột này từ mã TCVN3 thành mã UNICODE.
Việc chuyển đổi mã font sẽ sử dụng trình ứng dụng UniKey Toolkit của UniKey. Đo đó máy tính của bạn phải được cài đặt chương trình gõ phím UniKey.

° Phương pháp chuyển đổi mã font: Thực hiện đánh dấu toàn bảng tính Excel bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl+A => Ấn tổ hợp phím Ctrl+C để xác định lệnh Copy => ấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F6 để mở chương trình UniKey ToolKit của UniKey.

Tại cửa sổ UniKey Toolkit thực hiện xác định chuyển đổi mã font từ TCVN3 thành Unicode (Nguồn : TCNV3 / Đích : Unicode) như ở hình trên => Chọn [Chuyển mã] => OK => [Đóng]

Trên bảng tính Excel di chuyển vệt sáng đến ô A1 => ấn Ctrl+V để dán nội dung vừa chuyển mã.

° Sau khi đã thực hiện chuyển đổi mã font như đã nêu trên, để đảm bảo, bạn nên đánh dấu khối toàn bộ bảng tính (bằng cách ấn tổ hợp pghím Ctrl+A) sau đó thực hiện chuyển về một font chữ Unicode nào đó (VD: Arial), nếu đã đọc được chữ Việt toàn bộ thì mới thực hiện các bước tiếp theo. Nếu còn cột nào chưa đọc đươc chữ Việt thì cần phải thực hiện lại các thao tác chuyển đổi mã font như đã nêu trên.

° Save những thay đổi và thoát ra khỏi bảng tính Excel.

Cuối cùng, chạy chương trình Hỗ trợ kê khai và thực hiện thao tác nhận dữ liệu từ file Excel.

Nhận file hướng dẫn tại đây.